Déclaration pour préserver la vie privée

Le bureau Dejon, situé à Rue Albert 1er, 8 – 4470 Saint-Georges-sur-Meuse, TVA BE0656.947.049, accorde énormément d’importance à la protection de la vie privée.

Nous voulons informer le plus possible les utilisateurs de nos services et leur permettre de contrôler l’utilisation de leurs données. Nous vous proposons ci-dessous davantage d’informations relatives à notre politique de protection de la vie privée et vous expliquons quelles données nous collectons, pourquoi, pour quelle durée ainsi que la manière dont vous pourrez contrôler celles-ci.

1| Qui cette politique de protection de la vie privée protège-t-elle?

Cette politique de protection de la vie privée est d’application lorsque vous visitez nos bureaux, de même que notre site internet, notre page de réseaux sociaux, lorsque vous utilisez nos outils en ligne et lorsque vous êtes anciennement ou potentiellement client du bureau Dejon.

2| Que signifie le ‘traitement des données’ et qui est responsable de celui-ci?

Nous entendons par ‘traitement des données’ tout traitement des données personnelles. Ces ‘données personnelles’ comprennent toutes les données permettant d’identifier une personne physique (cf. infra). La notion de ‘traitement’ comprend les actions suivantes: collecter, établir, trier, conserver, actualiser, modifier, demander, consulter, utiliser, diffuser ou mettre à disposition peu importe la manière utilisée, regrouper, combiner, archiver, effacer ou finalement détruire des données personnelles.

Le bureau Dejon est responsable du traitement de vos données personnelles.

3| Quelles données traitons-nous?

Nous traitons notamment les données personnelles. Il s’agit des données qui concernent une personne identifiable (la personne ‘concernée’) et que:

• vous nous fournissez vous-même;
• nous vous attribuons pour l’utilisation de nos services;
• nous obtenons par l’utilisation de nos services, y compris l’utilisation par les utilisateurs finaux;
• nous avons reçues via des tiers.

Toutes les données que nous collectons peuvent être combinées pour optimiser nos offres et prestations de services. Ces Données utilisateur nous permettent de vous identifier ou contacter. Par exemple: votre nom, adresse, numéro de téléphone,  date de naissance,  adresse e-mail ;

Le bureau Dejon ne traite pas les données sensibles telles que, notamment, les données relatives à vos origines raciales ou ethniques, à vos opinions politiques, à vos orientations sexuelles ni à votre santé.

4| A quelles fins utilisons-nous ces données?

Nous traitons les données personnelles uniquement pour réaliser l’objectif poursuivi.

Nous utilisons ainsi vos données personnelles:

• lorsque nous avons obtenu votre autorisation;
• dans le cadre de la préparation ou exécution d’un contrat;
• pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis;

Moyennant votre autorisation, nécessaire à cet effet, nous collectons les données personnelles pour atteindre les objectifs concrets suivants:

• Pour traiter votre demande en faveur de nos produits ou services. Lorsque vous visitez notre site Internet pour collecter des informations sur nos produits ou services ou lorsque vous vous inscrivez, par exemple, à notre newsletter, nous avons besoin de vos coordonnées et adresse. Toutes les informations que nous recevons de votre part au cours de cette phase seront utilisées par nos soins uniquement pour vous fournir les informations demandées, de la manière que vous souhaitez.

• Pour satisfaire à nos obligations légales. Dans de très nombreux cas, nous sommes légalement obligés de conserver et/ou communiquer aux autorités certaines données personnelles. Comme pour les obligations générales en matière de fiscalité et de comptabilité. Dans le cadre d’une enquête de police ou judiciaire, nous pouvons être obligés à communiquer certaines données de façon confidentielle aux instances ou autorités nécessaires.

Lorsque vous utilisez via nos sites Internet ou nos outils en ligne les services d’autres parties, tels que chat, sites Internet de tiers, forums, réseaux sociaux, groupes de discussion et/ou applis, le bureau Dejon n’a aucun contrôle sur ceux-ci et ne peut également être tenu responsable pour les informations postées sur ceux-ci.

5| Comment sécurisons-nous vos données?

Nos collaborateurs sont formés pour utiliser correctement les données confidentielles. Pour les projets sensibles en matière de protection de la vie privée, nous procédons à une évaluation au niveau de la sécurité et de la protection des données personnelles.

Pour la sécurisation de vos données, nous disposons de collaborateurs spécifiques qui veillent au respect de la législation et de nos aspirations éthiques. Nous disposons aussi de collaborateurs spécialisés chargés de la sécurité de notre réseau, de notre infrastructure et de nos systèmes informatiques. Si une fuite des données aux conséquences néfastes pour vos données personnelles devait survenir, vous seriez personnellement averti selon la procédure prévue par la loi.

Ces collaborateurs se voient accorder l’accès à vos informations personnelles uniquement lorsqu’ils ont besoin de ces informations pour effectuer convenablement leurs tâches.

L’existence et le contenu des communications personnelles qui s’effectuent via notre réseau (par exemple: les conversations sur téléphones fixes et mobiles, les e-mails et les sms) sont protégés par les dispositions relatives au secret des télécommunications. Ce qui signifie que, en-dehors des exceptions prévues par la loi, le bureau Dejon et ses collaborateurs ne peuvent prendre connaissance de l’existence ou du contenu de ces communications.

Nos sites Internet ou réseaux sociaux mentionnent parfois des liens vers les sites Internet de tiers (sites Internet externes, autres réseaux sociaux, sites Internet de partenaires, organisateurs d’événements que nous sponsorisons, etc.) dont les conditions d’utilisation sortent du champ d’application de cette politique de protection de la vie privée. Dès lors, nous vous conseillons de lire attentivement leur politique en matière de protection de vos données personnelles.

Nous ne vendons pas des données personnelles à des tiers ni ne communiquons celles-ci à des tiers, sauf:

• A nos ayants droit et autre sociétés associées. Nous transmettons vos données personnelles à nos éventuels ayants droit et entreprises associées (telles que filiales et sociétés sœurs), aux mêmes fins que celles mentionnées dans cette politique de protection de la vie privée.

• Lorsque c’est nécessaire pour la prestation de nos services. Pour certains aspects de nos produits et services, nous travaillons avec des tierces parties ou faisons appel à des sous-traitants. Comme par exemple pour le stockage des factures électroniques. La transmission de vos données s’effectue uniquement aux mêmes fins que celles de la société Dejon proprement dite. Nous veillons à ce que ces tiers gèrent, comme nous, vos données de façon sûre et respectueuse, en bon père de famille.

• Lorsqu’il s’agit d’une obligation légale. Nous vous renvoyons dans ce contexte au point 4 de cette politique de protection de la vie privée.

• En cas d’intérêt justifié pour le bureau Dejon ou le tiers concerné. Cela se fera uniquement sans prévaloir sur votre intérêt ou vos droits fondamentaux et libertés.

• Si vous nous en avez donné l’autorisation. Si le bureau Dejon devait transmettre vos données personnelles à des tiers d’une autre manière, cela se ferait avec une communication explicite, avec des explications sur le tiers concerné, les objectifs de la transmission de vos données et leur traitement.

Lorsque la loi l’exige, nous vous demanderons votre autorisation explicite. Vous avez également toujours la possibilité de refuser.

7| Quels sont vos droits et comment pouvez-vous exercer ceux-ci?

Droit d’accès

Vous avez toujours le droit d’accéder (gratuitement) aux données vous concernant dont nous disposons. Vous pouvez nous demander:

• si nous traitons vos données personnelles;
• à quelles fins nous les traitons;
• quelles catégories de données personnelles nous traitons;
• avec quelles catégories de tiers nous partageons vos données personnelles;
• quelle est l’origine des données traitées;
• quelle logique nous appliquons lorsque nous traitons automatiquement certaines données personnelles.

Vous pouvez exercer ce droit via la procédure ci-dessous appelée, sur base de la terminologie juridique, “Subject Access Request” ou “SAR”.

Vous devez à cet effet envoyer un mail à l’adresse info@dejon.be.

Pour exercer votre droit d’accès, et afin d’éviter toute publication illicite de vos données personnelles, vous devez joindre une preuve de votre identité (de préférence une copie du recto de votre carte d’identité) à votre demande.

Le bureau Dejon a 45 jours pour répondre à votre demande. Tenez compte du fait que cette période ne commence à courir qu’à partir du moment où le bureau Dejon a reçu votre demande par écrit et dispose de toutes les informations requises pour satisfaire à votre demande.

Si le bureau Dejon ne réagit pas à votre demande, la refuse ou si la réponse ne correspond pas à vos attentes, vous avez le droit de déposer plainte auprès de la Commission vie privée, via commission@privacycommission.be.

Droit d’amélioration et droit de retrait

Vous avez le droit de faire retirer ou modifier les données personnelles incomplètes, erronées, inadaptées ou dépassées. Pour ce faire, veuillez nous contacter par e-mail via info@dejon.be.

Nous adapterons ou retirerons ensuite ces informations si nécessaire, dans le respect des délais légaux. Tenez cependant compte du fait que parfois, en fonction de votre requête, nous ne pourrons plus fournir certains services. Nous ne pourrons également pas toujours retirer toutes les données demandées, par exemple parce que la législation nous oblige à conserver certaines données durant des délais déterminés.

Droit d’opposition au traitement de vos données pour du marketing direct

Vous avez toujours le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Pour ce faire, vous pouvez

• pour les appels téléphoniques commerciaux: vous inscrire sur la liste ‘Ne m’appelez plus’ (ne-m-appelez-plus.be).
• pour les courriers commerciaux: vous inscrire sur la liste Robinson (robinsonlist.be).
• pour les sms commerciaux: réagir en envoyant “STOP” au numéro qui vous a envoyé le sms;
• pour les e-mails commerciaux: via la possibilité de désinscription dans l’e-mail concerné.
• pour les newsletters et la facturation électronique: via info@dejon.be.

Attention: Nous nous réservons le droit de vous contacter par voie électronique dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou lorsque la loi nous y oblige.

Le bureau Dejon veille à prendre les mesures organisationnelles et techniques adaptées pour sécuriser les données personnelles. Nous ne pouvons pas conserver les données personnelles plus longtemps que ce qui est nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel celles-ci ont été collectées. Le délai de conservation peut donc varier par objectif. Ce délai pourra parfois être long, par exemple pour respecter nos obligations légales (pour répondre à nos obligations comptables et fiscales, nous sommes par exemple obligés de conserver les données de facturation pendant maximum 7 ans) ou par nécessité juridique pour conserver certaines données comme preuves en cas de litige, et ce jusqu’à maximum 10 ans après l’expiration du contrat. Ces données archivées sont évidemment accessibles seulement de façon limitée.

8| Est-ce que nous utilisons des cookies ?

Oui, vous pouvez consulter notre page sur la Politique relative aux cookies afin de savoir pourquoi nous les utilisons.

9| Comment puis-je contacter le bureau Dejon?

Si vous souhaitez nous contacter pour adapter vos paramètres de protection de la vie privée ou pour tout complément d’information relatif à notre politique de protection de la vie privée ou pour des plaintes relatives à la protection de votre vie privée, y compris l’exercice de votre droit d’accès, vous pourrez notamment le faire par e-mail à l’adresse info@dejon.be.